会社がすること
一方、会社側は、従業員とその家族のマイナンバーを把握する必要がある。これは税務や社会保障関係の手続きで必要となるためだ。
そのため、マイナンバーと本人確認をせねばならないが、顔写真付きの免許証などと発行された番号を、付き合わせて確認することになる。
ただし、従業員の家族の本人確認は、従業員が行って会社に提出すれば良いことになっている。
会社側が注意しなければならないのは、これまで人事労務関係の資料や書類は法定保存期間などもあったため、とりあえず何でも保存してしまう習慣があり、保存期間が過ぎても保存場所に困らない限り、保存しているということもあっただろう。
しかし、マイナンバーは目的外保管が禁止されているため、社員が退職した後など、保存期間が過ぎたら破棄しなければならないので注意が必要だ。
また、会社は従業員とその家族のマイナンバーという個人情報を管理する責任があるため、罰則も存在する。
もし、会社が管理しているマイナンバー情報が外部に流出して悪用されれば、管理の杜撰さに対して、刑事罰として4年以上の懲役または200万円以下の罰金が科せられる。
注意すべきはセキュリティー対策だけではない。支払い調書などにもマイナンバーが必要になるため、従来の経理システムでは対応できなくなる場合があるので、人事や経理のシステムが対応できるかどうかの確認も必要になる。
その他、マイナンバーを提出する側の従業員も含めて、全社員へのマイナンバーとその使われ方や保管方法、罰則等についての周知徹底が必要となってくる。
マイナンバーについてはまだ始まったばかりで、今後利用範囲が広がるにつれて様々な利便性と問題が発生してくることになるだろう。
従って面倒なことではあるが、各人が常に最新の情報に注意して、知識を身に付けていく必要があるのだ。
【参考・画像】
※ evgenyatamanenko / Syda Productions – PIXTA
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